Virtuelle Persönliche Assistenten
By Berkay at 10 Mai, 2010, 5:08 pm
Sicherlich kennt Ihr den Ausdruck, der im Titel dieses Artikels genannt wurde. Aber Ihr wisst nicht genau, was es damit auf sich hat. Ein Virtueller Persönlicher Assistent, kurz VPA, ist erst in diesem Jahrhundert zu einer Art Modeerscheinung gekommen. Dabei geht es um nichts anderes als freie Mitarbeiter, die nicht vor Ort im Büro sitzen, sondern ihre Arbeiten von zu Hause aus erledigen. Denn dies geht heutzutage im Zeitalter des Internets ohne Probleme.
Allerdings hat die ganze Sache auch einen Haken beziehungsweise der VPA hat ein Problem. Geschäftsführer, die ihre Arbeit in dieser Art und Weise verlegen, sind der Meinung, dass sie so einen Arbeitssklaven für sich gefunden haben. Diese Ansichtsweise sollte vollkommen zur Seite gelegt werden. Denn ansonsten wird der Arbeitgeber nicht das erhoffte bekommen, was er sich gewünscht hatte.
Bevor man einen VPA einstellt, sollte man sich gewisse Arbeitsanweisungen für den neuen Arbeiter überlegen. Am besten ist es sogar, wenn man eine „Schritt-für-Schritt“-Anleitung erstellt, sodass der VPA genau weiß, wie eine gewisse Anweisung erledigt werden soll.
Großkonzerne wie zum Beispiel Mc Donals, Burger King oder auch Subway benutzen genau dieses System, damit auf der ganzen Welt „einheitlich“ produziert wird. Stellt euch mal vor, welche Konsequenzen das Unternehmen hätte, wenn ein Burger in Berlin anders schmecken würde, als zum Beispiel in Tokio.
Welche Arbeiten sollten nun verlagert werden?
Dies hängt ganz davon, welche Arbeiten wirklich erledigt werden müssen. Danach kann die Entscheidung getroffen werden. Aber hier ist Vorsicht geboten. Ihr solltet nicht versuchen, so viele Aufgaben wie möglich „outzusourcen“, sondern die zeitintensiven, die auch ein anderer leicht bewältigen könnte. Sehr wichtig ist, dass Ihr nicht die Buchhaltung einfach so auslagert, auch wenn das in zahlreichen Artikeln beschrieben wird. Wenn Ihr es plant, solltet Ihr auf jeden Fall dafür sorgen, dass euer Steuerberater und der Buchhalter miteinander kommunizieren können. Konkret heißt es, dass sie dieselbe Sprache sprechen. Andernfalls leidet die Produktivität darunter und die ganze Arbeit ist umsonst.
Darauf geachtet werden sollte, dass Ihr nicht streng vertrauliche Daten, wie zum Beispiel die Gehaltsabrechnung usw., weitergibt. Diese sollten auf keinen Fall an fremde Personen gelangen! Ihr solltet auch darauf achten, dass Ihr nicht wichtige Kernkompetenzen des Unternehmens „outsourced“, sondern nur gewisse Einzelschritte. Denn sonst könnten Sie die Kontrolle des Unternehmens verlieren, die zu einem starken Imageverlust führen könnte.
Wo finde ich einen VPA?
In letzter Zeit sind sehr viele Portale gestartet, die sich mit dieser Thematik befassen und auch Virtuelle Persönliche Assistenten zur Verfügung stellen. Zum Beispiel gehört fernarbeit.net zu diesen Plattformen. Da momentan keine Bewertungs- und Referenztools existieren, kann das Ganze sehr zeitintensiv werden. Aus diesem Grund gibt es auch noch Serviceagenturen wie Strandschicht.de, die beauftragt werden können.
Ich denke, dass in der Zukunft noch weitere solcher Dienste starten werden, da immer mehr Arbeitgeber ihre Arbeiten „outsourcen“ wollen.
Fazit
Im Grunde genommen kann ein Virtueller Persönlicher Assistent das Leben des Unternehmens deutlich erleichten. Jedoch sollte vor einer Suche nach einem VPA dafür gesorgt werden, dass eine „Schritt-für-Schritt“-Anleitung erstellt wird, sodass der Arbeitnehmer genau weiß, was er zu tun hat.
Was denkt Ihr über das Thema? Seit Ihr auch Unternehmer und wollt demnächst einen VPA einstellen?
Also, diese Art des Arbeitens ist in der heutigen Zeit in der Tat keine Seltenheit mehr. Auch in vielen mir bekannten Agenturen wird in erster Linie so gearbeitet. Die Vorteile können Effizienz sein, es ist z.T, aber auch schwieriger, Projekte nur auf diese Weise zu besprechen.
Ich arbeite schon seit einigen Monaten mit einem Virtuellen Assistenten und bin sehr zufrieden. Nur sollte man sich vor genau überlegen, welche Aufgabengebiete man abgibt. Ich bin Fotograf und Designer und habe zum Beispiel die Verschlagwortung von Bildern und Recherchetätigkeiten abgegeben. Das sind Aufgaben, die viel Zeit kosten und ich kein Geld damit verdiene. Die gewonnene Zeit nutze ich zu umsatzbezogenen bzw. kreativen Aufgaben.
Es gibt derzeitig mehrere professionelle Anbieter dieser Dienstleistung (z.B. Strandschicht, mein-virtuellerassistent.com, zeitloeser, etc.). Wichtig für mich war es mit einem Anbieter zu arbeiten, der flexibel ist, daher war für mich die Zusammenarbeit mit einer einzelnen “Heimarbeiterin” die zweitbeste Lösung.
Ich denke diese Dienstleistung macht Sinn, um gerade Freiberufler und Kleinunternehmen Arbeitsspitzen abzubauen. Kosten kommen ja nur auf, wenn man den Dienst dann auch wirklich nutzt.